SEPA-Zahlungsverkehr ab 2014 jetzt vorbereiten
Kontonummer und Bankleitzahl werden bis 1. Februar 2014 durch IBAN und BIC ersetzt. Vorteil: Zahlungen mit IBAN und BIC können sowohl im Inland als auch in die 31 Nationen des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums, kurz SEPA (Single Euro Payments Area), getätigt werden.
Bis Februar 2014 werden die herkömmlichen nationalen Verfahren für Überweisungen und Lastschriften durch das SEPA-Verfahren abgelöst. Deswegen sollten Betriebe und Unternehmen die umfangreichen Vorbereitungen zur Umstellung jetzt angehen.
Im ersten Schritt sollte geprüft werden, welche Arbeitsabläufe im Betrieb von der Umstellung betroffen sind. Folgende Schritte sind zu empfehlen:
1. Kontaktaufnahme mit dem eigenen Kreditinstitut
Zahlungsempfänger müssen von ihrer Hausbahn für das Verfahren zugelassen werden. Dies geschieht im Rahmen einer Inkasso-Vereinbarung, die zwischen beiden Partnern getroffen werden muss.
2. Umstellung der Stammdaten von Kunden und Lieferanten auf IBAN und BIC
Künftig werden Konten nur noch durch eine internationale Bankkontonummer (IBAN) identifiziert. Bei grenzüberschreitenden Überweisungen kommt bis 2016 der Bank-Identifikationscode (BIC) hinzu. Die für das eigene Konto maßgebliche IBAN und den BIC sind auf den bisherigen Kontoauszügen bereits ersichtlich. Technisch aufwändiger ist die Umstellung der Kontodaten aller Geschäftspartner – hier bieten die Hausbanken zur Konvertierung verschiedene Lösungen an. Wenn Kontodaten von Lieferanten oder Kunden nicht vorliegen – beispielsweise über die Rechnung oder den Briefbogen, müssen Sie direkt von den Geschäftspartnern angefordert werden.
3. Buchhaltung anpassen
Mit der Umstellung der Kontokennung müssen auch Buchhaltungs- und Softwaresysteme umgestellt werden. SEPA-Überweisungen und –Lastschriften haben ein spezifisches Datenformat, das für Unternehmen und Zahlungsdienstnutzer nach dem 1. Februar 2014 verpflichtend ist. Hier empfiehlt sich die rechtzeitige Kontaktaufnahme zu technischen Dienstleistern. Auch die Vorlagen für den Schriftverkehr müssen angepasst werden.
4. Infos zu Einzugsermächtigungen aussenden
Bereits erteilte Einzugsermächtigungen gelten weiter und müssen nicht neu ausgestellt werden. Der Empfänger muss den Zahler vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über den Wechsel auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift informieren – unter Angabe von Gläubiger-ID und Mandatsreferenz.
5. SEPA-Lastschriftmandate einholen
Für Lastschriften, mit denen Ihr Konto belastet werden soll, erteilen Sie dem Zahlungsempfänger das SEPA-Lastschriftmandat. Erst das Mandat autorisiert eine Abbuchung. Sowohl für die Einholung eines Mandats als auch für die Übergabe der Lastschrift an die Bank sind bestimmte Formalitäten und Fristen einzuhalten.
6. Weiterführende Informationen
Nutzen Sie die Informationsveranstaltungen Ihrer Handwerkskammer und sprechen Sie Ihre Betriebsberater an. Weiterführende Informationen erhalten Sie auch im Internet: www.zdh.de/sepa.